切实可行的内部现金管理制度,保证企业现金的安全完整,防止被不法分子贪污挪用、营私舞弊。作为单位内部控制制度的重要组成部分,现金管理制度主要包括:授权审批制度、职务分离制度、文件记录制度、内部稽核制度。
1.授权审批制度
现金收支控制的首要问题是控制环节中的授权,只有明确了各岗位的权限范围,才能将现金的安全责任落实到人。具体包括以下内容:
(1)明确现金开支界限。
单位明确现金开支界限有两个方面:一是应当在国家规定的现金管理范围内收支现金,依法办理;二是为了保证现金收支的安全,不得超过相应的安全界限,如职工个人借款的金额不得超过其当月应付工资的总额等。
(2)明确现金报销手续。
单位应当按照其经济业务的内容和管理要求设计各种报销凭证,还应规定各种报销凭证的报销手续和传递程序,确定各种现金支付业务的报销要求,对于超出现金开支界限或未按规定填制单据办理的各种手续的支出,应按其具体情况改为转账结算或待其补齐手续后办理报销。
(3)现金支出的审批权限。
单位应根据其经营规模的大小和内部职责分工的情况,确定不同额度的现金支出时相应的审批权限。例如,某单位规定凡是现金开支在200元以下的行政费用支出,由会计人员审查批准;凡现金开支在200元以上,1000元以下的行政费用支出,由财务主管审查批准;凡涉及到材料采购业务,同时应有采购主管签字同意;凡涉及到销售费用,同时应有销售主管签字同意;凡金额在_l000元以上(含1000元)的支出,必须由单位主要负责人审查批准;对于未经过有关部门审核批准或某些人员超权审批的,出纳员不得受理。
2.职务分离制度
现金本身具有极强的流动性,因此单位应对现金管理中的不相容职务实行分工负责,可以在一定程度上防止差错、舞弊的发生。在现金管理中,主要是实行钱账分管原则,也就是管钱的不管账,管账的不管钱,各单位配备专职或兼职的出纳员,专门负责办理现金收付业务和现金保管业务,非出纳员不得经营现金收付业务和现金保管业务。对于以下不相容职务,应当进行分工:
(1)现金收支业务的授权和执行该业务的职务应当分离。
(2)现金收支业务的执行和记录该业务的职务应当分离。
(3)现金的记录、保管和稽核职务应当分离。
(4)登记现金日记账和登记现金总账的职务应当分离。
(5)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务等账目的登记。
(6)出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。
3.文件记录控制制度
财务文件记录是记录经济业务内容、明确有关人员责任的书面证明,完备而有效的文件记录可以真实全面地反映单位的经济活动情况。为了加强对现金业务的监控,保证每笔经济业务有据可依,有据可查,必须建立健全文件记录控制制度。
(1)出纳员办理现金收付的原始凭证必须真实、完整、合法。
(2)出纳员登记现金日记账的记账凭证必须审核无误。
(3)文件记录应有专人负责保管。
(4)任何人不得擅自篡改、涂抹、销毁有效的文件记录。
4.内部稽核制度
企业内部稽核的主要目的是为了确保业务记录的真实与准确,加强对岗位责任的监督管理,防范内部不利因素的影响。
主要分为出纳人员的日清月结制度和有关稽核人员的现金清查制度。这里主要介绍现金清查制度,其程序一般如下:
(1)由有关领导和专业人员组成清查小组,定期不定期地进行检查。
(2)检查时应采用突击盘点的方法,不预先通知出纳员。
(3)检查时间最好选在一天业务未开始之前或一天业务结束之后。
(4)清查开始时,要求出纳员将所有现金一并收入保险柜内,将所有收支凭证整理放好,暂停现金收付。
(5)由出纳员将截止清查时所有的收付款凭证全部登记入账,并结出账面余额。
(6)准备就绪后,开始清点。先由出纳人员自行整点并填人现金盘点表,再交检查人员复点,同时应有监点人员在场监点。
(7)清点结束后,将实际查点数与账面结存数相核对,由清点人员填制”现金盘点表“,列明实际情况并说明原因,上报有关部门或负责人。”